Mail Vrijwilligers Shows

PART ONE: MAIL NAAR VRIJWILLIGERS dd 17 april 2023 (bij te werken voor show 2024)

Beste ouders, tieners en sympathisanten,

We zijn ontzettend blij dat jullie met meer dan 60 vrijwilligers onze kinderen een steuntje in de rug geven.

Dank je wel voor je tijd en enthousiasme voor onze kinderen.

Mijn oprechte dank aan @Celine Polet voor de vele uren puzzelwerk om dit in goede banen te leiden. Gelieve ook haar te contacteren voor persoonlijke vragen tot donderdagavond 20/4. Tijdens het hele showweekend heeft Celine 4 groepen onder haar vleugels. Heb je dan een vraag dan kan je terecht bij Tania Cottrell – 0475601213.

Hieronder een korte beschrijving van de taken tussen vrijdag 21/4 en zondag 23/4. Je weet welke taken je kreeg toebedeeld. Lees je de inhoud van de taken hieronder ajb nog eens door?

De inhoud van deze mail is ook terug te vinden op https://dancereaction.be/vrijwilligers-taken-shows/

Aankomst

Meld je aan het onthaal bij Tania of Benedicte. Je ontvangt je badge. Mogen we vragen om je badge zondagavond af te geven ajb? Wie een gratis “toegangsticket voor vrijwilligers (0-6 jaar)” heeft, laat dit door Tania of Benedicte afstempelen. Zo kan je het gebruiken voor een volwassene.

Taak klaarzetten/opruimen

Op vrijdagavond (maar ook nog op zaterdag) moet alles klaargemaakt worden voor een spetterend showweekend. De kleedkamers moeten klaar staan voor de dansers, papieren lijsten met volgorde van show/finalenummer/kleedkamerverdeling/… opgehangen worden, het podium en de inkomhal dienen versierd te worden, etc.… Ook op zondag is er extra werk i.v.m. de recepties. Heb je even ‘niets’ om handen, kijk dan op de lijsten en neem initiatief. Meer details per dag op https://dancereaction.be/to-do/ wachtwoord 2023

Plattegrond van de kleedkamers vind je via deze link

Taak kinderen begeleiden: knuffeldans of 123lj

Onze jongste danseressen kunnen vaak nog wat hulp gebruiken. Gezien de choreografen nog andere groepen begeleiden en soms weggeroepen worden, rekenen we graag op vrijwilligers om deze kids te helpen. Het gaat hierbij om begeleiding naar het toilet, hulp bij kledingwissels, aansturen van eetmomenten en entertainen indien nodig.

Zowel de kleuters als kids van 123lj hebben hun kleedkamer in de spiegelzaal. We vragen om naast bovenstaande taken ook een oogje in het zeil te houden bij andere groepen die ook gebruik maken van deze kleedkamer. Het is niet de bedoeling dat er veel over-en-weer geloop is dus spreek hen hier gerust op aan. Er staat een DVD-speler met Dvd’s van vroegere shows. Breng gerust een leuke film voor kids mee op DVD… wij voorzien nog kleurplaten.

Taak verantwoordelijke kleedkamer

We hebben drie grote kleedkamer-zones: spiegelzaal, loges en squash.

Spiegelzaal:

Het toezicht in de spiegelzaal wordt gedaan door de vrijwilligers van knuffeldans/123lj.

Loges

Voor de overige zones is telkens één vrijwilliger verantwoordelijk. Hierbij ben je een aanspreekpunt bij vragen als hun choreograaf even niet aanwezig is en dien je er vooral voor te zorgen dat het rustig blijft in de kleedkamers (vooral loges gezien deze net naast het podium liggen). Het is ook niet de bedoeling dat de kids continu over-en-weer lopen tussen verschillende zones. Ze mogen zeker achteraan (naast de toiletten is de nooddeur) even wat frisse lucht halen of naar het toilet gaan, maar tijdens de recepties op zondag is het niet toegelaten om tot bij hun ouders te gaan. We willen dat onze dansers tussen de shows wat rusten en voldoende eten dus probeer hen zeker hiertoe aan te sporen.

Squash

Opmerking: in de squash-zalen zitten vooral onze oudste dansers die mogelijks weinig aansturing nodig hebben. Als je merkt dat ze het daar behoorlijk doen, kan je gerust even aan het onthaal (aan Tania of Benedicte) vragen of er ergens anders meer hulp nodig is.

Taak make-up en haar

In het keukentje naast de spiegelzaal zullen alle make-up en haarbenodigdheden te vinden zijn. Mogelijks zullen de choreografen ervoor kiezen om in hun kleedkamer te schminken gezien er in het keukentje weinig ruimte is en er slechts één uur voorzien is om alle dansers klaar te maken. Neem dus gerust het initiatief om naar de kleedkamers te gaan en daar hulp aan te bieden.

De grootste groepen die het meest hulp nodig hebben zijn:

Nr. 2 in optreden ClipDance 123lj zaterdag Meriban => spiegelzaal
Nr. 5 in optreden ClipDance 456lj vrijdag Celine => loge 3+4
Nr. 6 in optreden Knuffeldans zaterdag Meriban-Melissa-Luka => spiegelzaal

Tijdens de shows zullen er ook kinderen van make-up en haarstijl moeten wisselen. De choreografen zullen hiervoor met jullie contact opnemen als zij hierbij hulp nodig hebben. Verder dient er tussen elke show een korte check en bijwerking van de make-up en het haar te gebeuren.

Taak achter de schermen

Coulissen deze kant – Coulissen overkant

Je bent als vrijwilliger in de coulissen een belangrijke schakel die zorgt voor een goed verloop van je show. Enerzijds sta je via headset en walkietalkies in verbinding met de technieker zodat hij weet wanneer de dansers klaarstaan en wanneer hij het nummer mag starten. Je zorgt ervoor dat de kids die achter de coulissen staan, stil zijn en geeft hun nog een laatste (stille) peptalk. Na hun optreden zorg je ervoor dat ze zo snel mogelijk weg zijn van achter de coulissen. Anderzijds sta je in contact met de vrijwilliger die de deur naar de coulissen regelt. Samen zorgen jullie ervoor dat kids tijdig, niet te vroeg maar ook niet te laat, klaar kunnen staan achter de coulissen.

Opmerking: je zal mogelijks altijd samenwerken met iemand die al één of meer shows ervaring heeft.

Deur gang

De vrijwilliger die de kids ophaalt, zal deze beneden (bij goed weer buiten) laten wachten. Eens de groep voor hen naar de coulissen vertrokken is, nodig je hen uit om in de gang te komen staan en stil te zijn. Van zodra de groep die twee nummers voor hen danste het podium heeft verlaten, mogen zij klaar gaan staan achter de coulissen. Communicatie met vrijwilligers ‘coulissen deze kant’ is uiterst belangrijk.

Voorbeeld: – groep A staat op podium te dansen

– groep B staat in de coulissen te wachten

– groep C staat in de gang bij jou te wachten en mag pas naar de coulissen vertrekken als groep A naar hun kleedkamer vertrokken is

En Groep D: wordt opgehaald (lees hieronder)

Ophalen dansers

Tijdens deze essentiële taak ga je de kids ophalen in de kleedkamer zodat ze op tijd kunnen klaarstaan – Als het goed weer is kan dat buiten onder de noodtrap van de spiegelzaal. Als het slecht weer is kan dat in het gangetje van de spiegelzaal. Hiervoor krijg je een lijst met de volgorde en waar je de dansgroep kan vinden. Ga hen zeker tijdig halen want vaak hebben de choreografen en dansers geen besef van tijd en krijg je de reactie ‘nog even mijn haar goed doen, nog even de juiste kledij aantrekken, nog even mijn mond leegeten…’. Als je de volgende groep passeert, kan je hen zeker al even waarschuwen dat je hen bijna komt halen.

Opmerking: de squash-zalen liggen iets verder van het podium af waardoor je voor hen iets meer tijd moet rekenen.

Taak hulp receptie

We vieren dit jaar 40 jaar DanceReaction en dat doen we met een gezellige receptie. Monique (samen met Séverine) is verantwoordelijk voor dit gebeuren en zal je aansturen zodat alles vlot verloopt. Er is nog altijd hulp nodig voor het klaarmaken, en vooral ook zondag vanaf 10u-11u15 (net voor de eerste receptie) en daarna opruimen/klaarzetten tussen de 2 recepties (12u30-14u30) en opruimen na de laatste receptie (15u30 … tot alles weg is). Heb je nog een gaatje vrij, laat het zeker weten.

Lunch

Voor alle vrijwilligers staan er gratis sandwiches met kaas en ham, koffie, thee … ter beschikking. Je vindt die in de bar beneden. Daar is een keukentje met frigo’s. Graag na gebruik altijd alles netjes opruimen voor de volgende.

EHBO

2 dozen met de eerste hulp benodigdheden staan in diezelfde bar.

Taak tieners

Make-up en haar (Modern 456mid)

De grootste groepen die mogelijk het meest hulp nodig hebben zijn:

Nr. 2 in optreden ClipDance 123lj zaterdag Meriban => spiegelzaal
Nr. 5 in optreden ClipDance 456lj vrijdag Celine => loge 3+4
Nr. 6 in optreden Knuffeldans zaterdag Meriban-Melissa-Luka => spiegelzaal

Kinderen begeleiden (Modern 456mid)

Tijdens de recepties nemen jullie het even over van de vrijwilliger zodat zij ook even naar de receptie kunnen. Jullie taak:

Onze danseressen kunnen vaak nog wat hulp gebruiken. Gezien de choreografen nog andere groepen begeleiden en soms weggeroepen worden, rekenen we graag op vrijwilligers om deze kids te helpen. Het gaat hierbij om indien nodig begeleiding naar het toilet, hulp bij kledingwissels, aansturen van eetmomenten en entertainen indien nodig.

We vragen om naast bovenstaande taken ook een oogje in het zeil te houden bij andere groepen die ook gebruik maken van deze kleedkamers. Het is niet de bedoeling dat er veel over-en-weer geloop is dus spreek hen hier gerust op aan. De dansers mogen tijdens de recepties niet tot bij hun ouders. Ze hebben hun rust nodig!

Tickets receptie scannen (Modern 456mid)

Om de receptie te mogen betreden, dient iedereen een ticket voor te leggen. Jullie zullen dit ticket moeten controleren en hen met een lieve lach de weg naar binnen tonen.

Tickets voorstelling scannen (GenZ)

Om de zaal te mogen betreden, dient iedereen een ticket voor te leggen. Jullie zullen dit ticket moeten controleren en hen met een lieve lach de weg naar binnen tonen.

Verantwoordelijke, Celine Polet – Rita Termote, Dagelijks Bestuur DanceReactionVZW – The CREW

PART TWO – AANKONDIGING VANAF DECEMBER 2022

Er zijn altijd handen te kort. Vandaar onze warme oproep aan jou als vrijwilliger!

vrijdag 21 april, zaterdag 22 april tijdens de doorloop, generale repetitie en show
zondag 23 april tijdens de beide recepties en de 3 shows

Voordelen vrijwilligers

Vrijwilligers en tieners die 3 uren helpen hebben recht op één gratis ticket voor een show naar keuze. Help je 6 uren, dan heb je recht op 2 tickets naar keuze. Reserveer die tickets samen met de bestelling voor je andere tickets. Dan zit je samen met je familie en vrienden.

Een kijkje achter de schermen
Als eerste de dansjes met belichting zien
In de buurt van je kind blijven
Waardering van alle kindjes die je kan helpen
Vrijkaart voor wie ons 3 uur komt helpen
gratis koffie of thee of frisdrank en broodje(s) voor hongerige vrijwilligers (zelfbediening)

TIP : Het is niet mogelijk om én te kijken naar een show én dat ogenblik mee te helpen.

Ik wil graag helpen als vrijwilliger

Algemeen

Wij verwachten jou +/- 15 minuten voor aanvang van je taak, voor ‘overdracht taak’
Welke taak je hebt, kan je terugvinden op VRIJWILLIGERS PLANNING SHOW – Die link kan je nu nog niet openen !!!
Algemene taak: Vraag de kinderen altijd en overal “Stilte“, in de gang(en) naast de theaterzaal en achter de schermen (= positieve aanmoediging is altijd belangrijk)

Op de dag zelf

Meld je aan bij het ONTHAAL en je ontvangt een badge
Lever je badge in op het einde van je taak.